Svaka savremena obrazovna organizacija svakodnevno radi sa desetinama ili čak stotinama klijenata. Upiti sa sajta, telefonski pozivi, probni časovi, uplate, raspored, prisustvo, prepiska sa roditeljima – sve to treba evidentirati i kontrolisati.
Dok je škola još mala, mnogi procesi mogu da se vode u Excel ili Google Sheets tabelama. Ali kako škola raste, količina informacija postaje toliko velika da bez CRM sistema efikasan rad više nije moguć.
Zato većina savremenih obrazovnih centara koristi specijalizovane CRM-ove za škole.
U ovom članku ćemo obraditi:
- zašto školi treba CRM;
- koje probleme rešava;
- kako odabrati odgovarajući sistem;
- koje funkcije su zaista važne;
- zašto sam CRM danas više nije dovoljan.
Šta je CRM za školu
CRM (Customer Relationship Management) je sistem za upravljanje odnosima sa klijentima.
Za obrazovni centar CRM postaje jedinstveno mesto za čuvanje svih informacija o učenicima, roditeljima, upitima, časovima i uplatama.
Umesto desetina tabela, mesindžera i beležnica, zaposleni rade u jednom sistemu.
Dobar CRM omogućava:
- čuvanje kartica klijenata;
- vođenje evidencije upita;
- upravljanje rasporedom;
- praćenje prisustva;
- vođenje uplata;
- analizu prodaje;
- istovremeni rad više administratora.
Koje probleme rešava CRM
Većina škola počinje da koristi CRM nakon što se susretne sa tipičnim problemima rasta.
Na primer:
- upiti se gube;
- zaposleni zaborave da pozovu klijenta;
- teško je razumeti u kojoj je fazi potencijalni učenik;
- istorija komunikacije se teško pronalazi;
- raspored se vodi na više mesta odjednom;
- rukovodilac ne vidi stvarnu popunjenost škole.
CRM omogućava da se svi procesi objedine u jedinstvenom sistemu.
Zašto Excel više nije dovoljan
Gotovo svaka škola je nekada počela sa elektronskim tabelama.
Ali već nakon nekoliko stotina klijenata pojavljuju se ograničenja:
- teško se pronalaze informacije;
- lako se slučajno obrišu podaci;
- nemoguće je organizovati zajednički rad;
- nema istorije izmena;
- nema analitike;
- nema automatizacije.
Zato prelazak na CRM postaje prirodna faza razvoja obrazovnog centra.
Koje funkcije savremeni CRM treba da ima
Prilikom odabira CRM-a obratite pažnju na nekoliko ključnih mogućnosti.
Upravljanje klijentima
Kartica klijenta treba da sadrži sve potrebne informacije:
- kontakt podatke;
- istoriju komunikacije;
- prisustvo;
- uplate;
- komentare zaposlenih.
Rad sa rasporedom
CRM treba da pomaže u upravljanju:
- grupama;
- nastavnicima;
- učionicama;
- zamenskim časovima;
- premeštanjem časova.
Finansijsko vođenje
Savremeni CRM omogućava:
- evidentiranje uplata;
- praćenje dugovanja;
- praćenje isteka abonmana;
- formiranje izveštaja.
Analitika
Rukovodiocu je važno da vidi:
- broj novih upita;
- konverziju;
- popunjenost grupa;
- efikasnost menadžera;
- finansijske pokazatelje.
Zašto sam CRM više nije dovoljan
Pre nekoliko godina CRM je zaista pokrivao gotovo sve potrebe škole.
Danas se situacija promenila.
Veći deo komunikacije sa klijentima odvija se ne unutar CRM-a, već u mesindžerima.
Roditelji retko zovu telefonom.
Oni pišu:
- u WhatsApp-u;
- u Telegram-u;
- u MAX-u.
Ako zaposleni nastavljaju da odgovaraju sa svojih telefona, javljaju se novi problemi:
- istorija prepiske se čuva odvojeno;
- nemoguće je kontrolisati kvalitet komunikacije;
- zaposleni se prebacuju između aplikacija;
- deo poruka ostaje bez odgovora.
Zato savremena infrastruktura obrazovnog centra obično ima dva dela:
- CRM upravlja poslovnim procesima;
- komunikaciona platforma objedinjuje sve mesindžere.
Zašto škole objedinjuju CRM i mesindžere
Integracija CRM-a sa mesindžerima omogućava automatizaciju desetina svakodnevnih zadataka.
Na primer:
- pozivi na probne časove;
- podsetnici o časovima;
- poruke nakon izostanka;
- podsetnici za uplatu;
- obaveštenja o izmeni rasporeda;
- odgovori na upite klijenata.
Pritom zaposleni nastavljaju da rade u jednom interfejsu.
AlfaCRM i AlfaChat
Jedno od najpopularnijih rešenja za obrazovne organizacije je kombinacija AlfaCRM-a i AlfaChat-a.
AlfaCRM je zadužen za:
- upravljanje klijentima;
- raspored;
- finansije;
- praćenje nastave;
- analitiku.
AlfaChat dopunjuje CRM mogućnostima savremene komunikacije.
Nakon integracije škola dobija:
- WhatsApp;
- Telegram;
- MAX;
- automatska obaveštenja;
- jedinstveni prozor za komunikaciju;
- očuvanu istoriju prepiske;
- zajednički rad više zaposlenih.
Više informacija o mogućnostima integracije potražite u sekciji „Integracije sa AlfaCRM-om“.
Kako odabrati CRM za školu
Prilikom odabira sistema obratite pažnju ne samo na funkcionalnost CRM-a.
Podjednako je važno proceniti:
- mogućnosti integracije;
- postojanje API-ja;
- podršku za automatizaciju;
- rad sa mesindžerima;
- skalabilnost;
- jednostavnost korišćenja za zaposlene.
Dobar CRM treba da raste zajedno sa obrazovnim centrom.
Često postavljana pitanja
Koji CRM je najbolji za školu?
To zavisi od veličine obrazovnog centra i zahteva za automatizacijom. Jedno od najpopularnijih rešenja za škole je AlfaCRM.
Može li se raditi bez CRM-a?
U početnim fazama – da. Ali kako škola raste, nedostatak CRM-a dovodi do gubitka upita, povećanja broja grešaka i smanjenja kvaliteta usluge.
Da li je potrebno povezati mesindžere?
Da. Danas većina roditelja preferira komunikaciju putem WhatsApp-a, Telegram-a ili MAX-a.
Može li se automatizovati slanje poruka roditeljima?
Da. Uz integraciju CRM-a sa AlfaChat-om, možete automatski slati obaveštenja na osnovu događaja iz CRM-a.
Zaključak
CRM je odavno postao obavezan alat za savremene obrazovne organizacije.
Pomaže u upravljanju klijentima, rasporedom, uplatama i prodajom.
Međutim, maksimalni efekat postiže se kada CRM radi zajedno sa savremenom komunikacionom platformom.
Integracija AlfaCRM-a sa WhatsApp-om, Telegram-om i MAX-om preko AlfaChat-a omogućava objedinjavanje svih kanala komunikacije u jednom interfejsu, automatizaciju obaveštenja i značajno poboljšanje kvaliteta usluge za roditelje i učenike.