Как KIBERone в Химках автоматизировали сбор заявок с офлайн-мероприятий с помощью AlfaChat и AlfaCrm

📋 Как было раньше

На каждом мероприятии педагоги и администраторы собирали контакты родителей с помощью бумажных анкет: имя, телефон, возраст ребёнка, интерес к занятиям. После мастер-класса эти анкеты передавались менеджеру, который вручную переносил данные в CRM и начинал работу с лидом.

«После каждой акции у нас накапливалось по 30–40 анкет, и вечером мы садились их вручную вносить в CRM. Это занимало около двух часов, и часто часть данных терялась или вводилась с ошибками», - рассказывает Анна, менеджер школы KIBERone в Химках.

🤖 Что изменилось с AlfaChat

Когда команда KIBERone начала использовать AlfaChat, они нашли простое решение: к AlfaChat можно подключить телеграм-бота как канал общения и сгенерировать кастомную ссылку. Эту ссылку можно зашифровать в QR-код, который ведёт прямо в бот регистрации.

Теперь процесс выглядит так:

1. На мероприятии рядом с зоной регистрации размещают QR-код.
2. Родители сканируют его телефоном и сразу попадают в Telegram-бота KIBERone.
3. Бот задаёт несколько коротких вопросов — имя, возраст ребёнка, интерес к занятиям.

После отправки анкеты лид автоматически создаётся в AlfaCrm — с указанием источника, например, “Мастер-класс” и всеми ответами в карточке клиента.

Далее, по настройкам в AlfaCrm, клиенту автоматически отправляется серия сообщений — напоминание, предложение записаться на пробное занятие, контакт администратора и так далее.

«Теперь все заявки появляются в AlfaCrm буквально через секунду. Мы сразу видим источник, можем связаться с родителями и не теряем ни одной анкеты. Это просто спасение на массовых мероприятиях», — отмечает Анна.

⚡ Результаты за первый месяц

После внедрения AlfaChat KIBERone в Химках провели три выездных мероприятия и получили:

• +38% больше зарегистрированных лидов (за счёт упрощения регистрации);
• 0 потерянных контактов (всё фиксируется автоматически);
• экономию ~2 часов рабочего времени после каждого мероприятия;
• повышение скорости обратной связи — с 1 дня до 15 минут.

Кроме того, родители отмечают удобство: регистрация через Telegram выглядит современно и занимает меньше минуты.

💡 Почему это важно для школ и образовательных центров

Офлайн-активности — мощный инструмент привлечения, но эффективность таких мероприятий часто страдает из-за человеческого фактора. Интеграция AlfaChat + AlfaCrm позволяет:

• Автоматизировать сбор контактов на любых офлайн-событиях;
• Исключить ручной ввод и потери данных;
• Мгновенно запускать цепочку касаний с клиентом;
• Повысить конверсию в запись на пробный урок или курс.

🚀 Вывод

Кейс KIBERone в Химках — пример того, как простое решение может полностью изменить процесс работы с лидами. С AlfaChat даже офлайн-мероприятия становятся цифровыми и управляемыми: данные сразу попадают в CRM, коммуникация не теряется, а команда экономит время на рутине.

«Раньше мы боялись, что бумажные анкеты теряются, теперь всё под контролем. AlfaChat реально упростил работу и дал ощущение, что мы на шаг впереди», — подытоживает Анна.

💬 Хотите так же?

Если вы тоже проводите офлайн-мероприятия, пробные уроки или презентации, попробуйте AlfaChat — инструмент, который объединяет все мессенджеры и CRM в одном окне и помогает не терять клиентов.